PMP – Project Management Professional Exam Prep (35 PDUs)
3 สถานการณ์ในโลก Project
คุณอ่านเกมออกกี่ข้อ?
PMP – Project Management Professional Exam Prep (35 PDUs)
ใน Project จริง สถานการณ์ไม่ได้บอกเราตรงๆ ว่าควรจัดการแบบไหน
“เรื่องนี้คือ Risk”
“คนนี้คือ Stakeholder”
หรือ “สถานการณ์นี้ควรใช้ Agile”
หลายเรื่องมักเข้ามาบนโต๊ะประชุมพร้อมกัน
- — Supplier แจ้งว่าสินค้าอาจส่งไม่ทัน
- — Finance ต้องการข้อมูลเพิ่มก่อนอนุมัติงบ
- — ส่วนทีม Application ยังปรับ Requirement ตาม Feedback ของ User
ภายใน Meeting เดียว PM จึงอาจต้องคิดพร้อมกันทั้ง Risk, Stakeholder, Schedule, Budget และวิธีพา Project ไปต่อ ตรงนี้ทำให้ “ภาษาของ Project” มีความหมายมากกว่าการจำศัพท์ เพราะสิ่งที่ต้องใช้จริง คือการอ่านสถานการณ์ให้ออก แล้วเลือกวิธีจัดการให้เหมาะกับสิ่งที่กำลังเกิดขึ้น
มาดูกันว่า 3 สถานการณ์ต่อไปนี้ ถ้าเกิดขึ้นบนโต๊ะประชุมจริง คุณจะเก็บได้กี่คะแนน
ข้อละ 1 คะแนน
Supplier แจ้งว่า “มีโอกาสที่ Equipment จะส่งช้ากว่ากำหนดในเดือนหน้า ถ้าเกิดขึ้นจริง Timeline อาจได้รับผลกระทบ”
สถานการณ์นี้คืออะไร?
เลือกคำตอบไว้ก่อนค่ะ
ดูเฉลย
เฉลย A) Risk
เหตุการณ์นี้ยังไม่เกิดขึ้น แต่มีความเป็นไปได้ที่จะเกิดและอาจส่งผลต่อ Project จึงอยู่ในมุมของ Risk หรือความเสี่ยง PM ยังมีพื้นที่ให้ประเมินต่อว่า จะลดโอกาสเกิดหรือลดผลกระทบอย่างไร ควรเตรียมแผนรับมืออะไร และหากเกิดขึ้นจริงจะกระทบส่วนใดของ Project แต่หากวันหนึ่ง Supplier แจ้งว่า “Equipment ส่งไม่ทันตามกำหนดแล้ว” สถานการณ์จะเปลี่ยนทันที เพราะสิ่งที่เคยเป็นความไม่แน่นอนได้เกิดขึ้นแล้ว และต้องเข้าสู่การจัดการในฐานะ Issue หรือปัญหาที่เกิดขึ้นแล้ว Risk และ Issue ดูเป็นคำที่ใกล้กัน แต่ “จังหวะ” และ “วิธีรับมือ” ของ PM ต่างกัน
คะแนนแรก ได้ไหมคะ?
Meeting ยังไม่จบ ฝ่าย Finance ซึ่งไม่ได้อยู่ใน Project Team โดยตรง ขอเข้ามาตรวจรายละเอียดก่อนอนุมัติงบประมาณก้อนถัดไป
Finance ถือเป็น Stakeholder ของ Project หรือไม่?
ดูเฉลย
เฉลย B)
Stakeholder คือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง ได้รับผลกระทบ หรือสามารถส่งผลต่อ Project และไม่ได้จำกัดเฉพาะคนที่ลงมือทำงานอยู่ใน Project Team ในสถานการณ์นี้ Finance มีบทบาทต่อการอนุมัติงบประมาณ จึงสามารถส่งผลต่อการตัดสินใจและการเดินหน้าของ Project ได้โดยตรง PM จึงต้องมองให้ออกว่า แต่ละฝ่ายต้องการข้อมูลอะไร ใครมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจ จังหวะไหนควรดึง Stakeholder เข้ามามีส่วนร่วม และควรสื่อสารอย่างไรให้แต่ละฝ่ายเห็นภาพเดียวกัน ต่อให้แผนด้านเทคนิควางมาดี หาก Stakeholder สำคัญได้รับข้อมูลไม่เพียงพอ หรือแต่ละฝ่ายกำลังมองเป้าหมายของ Project คนละภาพ งานก็มีโอกาสสะดุดได้
ผ่าน 2 ข้อ คะแนนเป็นอย่างไรบ้างคะ?
มาถึงข้อสุดท้าย Project หนึ่งมีงานสองลักษณะอยู่ภายใต้การบริหารเดียวกัน ฝั่ง Infrastructure มี Requirement ค่อนข้างชัด สามารถวาง Scope, Schedule และ Milestone ล่วงหน้าได้มาก ขณะที่ฝั่ง Application ส่งมอบงานเป็นรอบ ทดลองกับ User รับ Feedback แล้วนำกลับมาปรับ Feature ต่อเนื่อง
จากข้อมูลนี้ แนวทางใดสอดคล้องกับลักษณะของ Project มากที่สุด?
ดูเฉลย
เฉลย C)
งานฝั่ง Infrastructure ที่ Requirement ค่อนข้างชัด และสามารถวาง Scope กับ Schedule ล่วงหน้าได้มาก มีลักษณะสอดคล้องกับ Predictive หรือการวางแผนล่วงหน้าเป็นหลัก ส่วนงาน Application ที่ต้องรับ Feedback และปรับการส่งมอบเป็นรอบ มีลักษณะสอดคล้องกับ Agile / Adaptive หรือการปรับงานเป็นรอบตามข้อมูลที่ได้รับ เมื่องานสองรูปแบบอยู่ภายใต้ Project เดียวกัน Hybrid หรือการผสมแนวทางให้เหมาะกับงานแต่ละส่วน จึงสอดคล้องกับสถานการณ์นี้มากที่สุด ประเด็นสำคัญจึงอยู่ที่การอ่านให้ออกว่า งานส่วนไหนควรบริหารอย่างไร และเมื่อบริบทเปลี่ยน วิธีทำงานตรงไหนควรปรับตาม
ครบ 3 ข้อแล้ว ได้กี่คะแนนคะ?
ในเกม เราแยกแต่ละสถานการณ์ออกมาให้เลือก A, B, C ได้ง่าย แต่ใน Project จริง เรื่องเหล่านี้มักเข้ามาพร้อมกัน
- — Scope อาจกำลังเปลี่ยน
- — Schedule เริ่มตึง
- — Budget มีข้อจำกัด
- — Risk ใหม่กำลังเกิดขึ้น
- — Stakeholder แต่ละฝ่ายคาดหวังไม่เหมือนกัน
ขณะที่ทีมยังต้องประสานงานและส่งมอบผลลัพธ์ที่สร้างคุณค่าให้กับองค์กร Project Management จึงไปไกลกว่าการดู Timeline หรือทำ Task ให้ครบ PM ต้องเชื่อมงาน คน เวลา ทรัพยากร ความเสี่ยง และเป้าหมายทางธุรกิจเข้าด้วยกัน พร้อมมองให้เห็นว่าการตัดสินใจเรื่องหนึ่งจะกระทบส่วนอื่นของ Project อย่างไร
แนวคิดเหล่านี้เชื่อมกับสิ่งที่เรียนในหลักสูตร Project Management Professional Exam Prep (PMP) เนื้อหาครอบคลุมการบริหาร Project ผ่าน 3 มุมสำคัญ ได้แก่ People (คนและทีม), Process (กระบวนการบริหาร Project) และ Business Environment (บริบทธุรกิจและองค์กร) เชื่อมตั้งแต่ Scope, Schedule, Budget & Resources, Quality และ Risks & Issues เข้ากับ Communications, Stakeholders, Leadership และ Team Performance พร้อมทำความเข้าใจ Predictive, Agile และ Hybrid Approaches เพื่อเลือกแนวทางบริหารให้สัมพันธ์กับบริบทของ Project
สำหรับคนทำ Project เนื้อหาเหล่านี้สามารถต่อยอดไปสู่การวางแผนที่มีโครงสร้างขึ้น การบริหาร Risk การทำงานกับ Stakeholder และการตัดสินใจเมื่อข้อจำกัดหลายด้านเข้ามาพร้อมกัน ในมุมองค์กร การที่ Project Team มีกรอบคิดและภาษาการบริหารงานร่วมกัน ยังทำให้การพูดคุยเรื่อง Scope, Risk, Priority, Stakeholder และสถานะของ Project มีฐานที่ชัดขึ้น ทั้งตอนวางแผน ติดตามงาน แก้ปัญหา และตัดสินใจระหว่างทาง
สำหรับผู้ที่มีเป้าหมายต่อยอดไปยัง PMP Certification หลักสูตรอบรม 5 วันยังมุ่งเตรียมความพร้อมสำหรับการสอบ PMP ด้วย Course Materials ตามมาตรฐาน PMI พร้อม Exam Preparation Methods และคำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนการสมัครสอบ ผู้เข้าอบรมจะได้รับ 35 Hours of Project Management Training ตามรายละเอียดหลักสูตร สำหรับนำไปใช้ประกอบการยื่นสมัครสอบ PMP จากการอ่านสถานการณ์ให้ออก ไปจนถึงการบริหาร Project อย่างเป็นระบบ ยิ่งมีโอกาสฝึกกรอบคิดเหล่านี้เร็ว ก็ยิ่งนำกลับไปใช้กับ Project ที่กำลังรับผิดชอบได้เร็วขึ้น
หากกำลังวางแผนพัฒนาทักษะ Project Management สำหรับตัวเอง เตรียมความพร้อมสู่ PMP หรือวางแนวทางพัฒนา Project Team ในองค์กร พูดคุยกับทีม NTC ได้ที่ LINE: @NTC-LINE
PMP – Project Management Professional Exam Prep (35 PDUs)
หลักสูตรอบรม 5 วัน เตรียมความพร้อมสอบ PMP ผ่าน People, Process และ Business Environment
สนใจสอบถามรายละเอียดหลักสูตรและตารางอบรม สามารถทัก @NTC-LINE ได้ค่ะ