Blogs

Project Management คืออะไร? แล้วทำไม NASA ยังต้องใช้?

Project Management คืออะไร?

Project management หรือ ทักษะการจัดการโครงการ หมายถึง ระบบความคิดเพื่อการวางแผน จัดการ และควบคุมการทำงานในโปรเจกต์อย่างรอบด้าน เพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ด้วยประสิทธิภาพสูงสุด ตามกรอบเวลาที่กำหนด และเป็นไปตามเงื่อนไขที่วางไว้

เชื่อกันว่าระบบความคิดนี้ อยู่ในประวัติศาสตร์ของมนุษยชาติมาช้านาน โดยอาจย้อนกลับไปได้ถึง 4,600 ปีที่แล้ว กับเหตุการณ์การสร้างพีระมิด ในการเคลื่อนย้ายหินน้ำหนักรวมหลายล้านตัน ต้องมีการวางแผน การบริหารทรัพยากร การสื่อสาร และการทำงานร่วมกันอย่างเป็นระบบ จึงจะเกิดผลสำเร็จ ถึงแม้ในช่วงเวลานั้น ไม่มีการระบุชื่อเรียกหลักแนวคิดชัดเจน แต่รูปแบบการทำงาน มีความคล้ายคลึงอย่างมาก

Project Management มีประโยชน์อะไรบ้าง?

Project Management คือการผสมผสาน ความรู้ ระบบความคิด เครื่องมือ และเทคนิคต่าง ๆ เข้าด้วยกัน ออกมาเป็นแนวคิดที่ใช้เพื่อการแก้ไขปัญหา และบรรลุตามความต้องการ โดยแต่ละองค์กร ก็มีการปรับใช้ให้เข้ากับความต้องการของตน ทั้งนี้ องค์กรที่มีการใช้งาน Project Management จะเกิดผลดีหลายด้าน อาทิ

ลดค่าใช้จ่าย - เมื่อองค์กรบริหารทรัพยากรได้ดีขึ้น จะลดต้นทุน และลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อน
สื่อสารได้ดีขึ้น - การสื่อสารจะมีความชัดเจน ลดปัญหาการเข้าใจผิด และทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น
คุณภาพที่ดียิ่งขึ้น - เป้าหมายที่ชัดเจน การตรวจสอบคุณภาพงาน และการแก้ปัญหาอย่างทันท่วงที ช่วยให้เกิดผลลัพธ์ที่บรรลุความคาดหวังของลูกค้าได้
ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น - การลดขั้นตอนซ้ำซ้อน จัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม และลดปัญหาการล่าช้า ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ลดความเสี่ยง - การวางแผนอย่างรอบด้าน คำนึงถึงความเสี่ยง ช่วยลดโอกาสเกิดความผิดพลาด
เพิ่มความพึงพอใจ - องค์กรสามารถพัฒนาความสัมพันธ์ กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ดีขึ้น
ตัดสินใจได้ดีขึ้น - จากการวางแผนอย่างถีถ้วน การวิเคราะห์ตัวเลือก และการประเมินความเป็นไปได้ ช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้น

* ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholder) หมายถึงผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการตัดสินใจ

หน้าที่ของ Project Manager มีอะไรบ้าง?

เมื่อมีโปรเจกต์เกิดขึ้น เป็นหน้าที่ของ Project Manager ในการติดตามงานตลอดอายุของโปรเจกต์นั้น (Project lifecycle) ตั้งแต่ก่อนโปรเจกต์เริ่ม จะต้องมีการประเมินความเป็นไปได้ และความเสี่ยง ระหว่างการทำงาน จะดูแลภาพรวม และเมื่อโปรเจกต์จบลง ยังต้องมีการสนับสนุน และประเมินผลลัพธ์

ในแต่ละวัน การทำงานของ Project Manager มีความแตกต่าง โดยขึ้นอยู่กับหน่วยงาน องค์กร และความต้องการในโปรเจกต์นั้น ๆ โดยหลัก มักมีหน้าที่ประจำอยู่ด้วย เช่น

วางแผนโครงการ - ออกแบบแผนงาน แบ่งหน้าที่ และมอบหมายงานให้คนในทีม
สื่อสารกับทีม - สื่อสารกับคนในทีม เพื่อให้เข้าใจในหน้าที่และเป้าหมายของโปรเจกต์
ประเมินความเสี่ยง - ค้นหา ประเมิน และลดความเสี่ยง ที่อาจส่งผลต่อความสำเร็จของโปรเจกต์
ทำการตัดสินใจ - ตอบรับปัญหา ตัดสินใจจากข้อมูลที่มี และคิดค้นวิธีการแก้ไข
จัดการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย - สื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อการบริหารความคาดหวัง
รับมือกับความเปลี่ยนแปลง - ปรับเปลี่ยนแผนงาน ตามสถานการณ์ความเปลี่ยนแปลงในโปรเจกต์

ทักษะของ Project Manager ต้องมีอะไรบ้าง?

การเป็น Project Manager หรือผู้จัดการโครงการ ต้องอาศัยทักษะหลากหลาย และในแต่ละโครงการ ก็อาจมีความต้องการที่แตกต่างกัน โดยทักษะหลัก สามารถจำแนกได้เป็นสองประเภท คือ

ทักษะทางเทคนิค - การวางแผนโครงการ การจัดการทรัพยากร การจัดการความเสี่ยง การแก้ไขปัญหา ทักษะการสื่อสารและการเจรจา

ทักษะทางสังคม - ความสามารถในการปรับตัว การคิดวิเคราะห์ การตัดสินใจ การบริหารจัดการงาน การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า และความคิดสร้างสรรค์

ใช้แค่เครื่องมือทำ Project Management ไม่พอหรอ?

แม้ว่าเครื่องมือเพื่อการจัดการโครงการ (Project Management Software) จะมีให้ใช้อย่างแพร่หลาย และช่วยให้การจัดการงานทำได้ง่ายขึ้น แต่การใช้เพียงแค่เครื่องมืออาจไม่พอ เพื่อให้องค์กรได้รับประโยชน์สูงสุด จึงควรมี Project Manager ควบคู่ด้วย เพราะเครื่องมือไม่สามารถคำนึงถึงปัจจัยทาง จริยธรรม การเมือง และสังคม ทักษะของมนุษย์ ยังสามารถพัฒนาได้ไกลกว่าเครื่องมือ เช่น ด้านการประเมินความเสี่ยงที่ต้องอาศัยประสบการณ์ และความสามารถในการตอบสนอง ต่อการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นได้เสมอ

นอกจากการติดตามเรื่องงานแล้ว Project Manager ยังมีบทบาทในการสร้างแรงบันดาลใจให้กับผู้คน ทำให้ทั้งหน่วยงานเกิดความเข้าใจในเป้าหมายเดียวกัน จากการสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี สนับสนุนการทำงานเป็นทีม ทำให้ทุกคนในหน่วยงานรู้สึกมีคุณค่า พร้อมทำงานเพื่อองค์กร

Framework ใน Project Management คืออะไร?

นอกจากเครื่องมือและทักษะที่จำเป็นต่อการทำงาน Project Manager ยังต้องมีความรู้เกี่ยวกับ Framework หรือกรอบแนวคิด ซึ่งเปรียบเสมือนแผนงาน เพื่อการจัดระเบียบงาน การวางแผน การดำเนินงาน ตลอดจนการส่งมอบโปรเจกต์ โดย Framework จะช่วยด้านความคิดเชิงระบบ เพื่อให้การจัดการงานมีประสิทธิภาพ

การเลือก Framework หรือกรอบแนวคิด ควรเลือกใช้ให้เหมาะสม ตามวัตถุประสงค์ของโปรเจกต์ และเข้ากับวัฒนธรรมองค์กร โดย Framework ทั้ง 4 นี้ เป็นตัวอย่างที่นิยมที่สุด คุณอาจเคยได้ยิน หรือทำอยู่โดยไม่รู้ตัว อาทิ

Waterfall - การทำงานเป็นเส้นตรง ทำงานทีละขั้นตอน ต้องสิ้นสุดขั้นตอนก่อนเริ่มขั้นต่อไป
Agile - การแบ่งงานใหญ่ออกเป็นส่วนย่อย ๆ เน้นความยืดหยุ่น และการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
Scrum - พัฒนาต่อจากกรอบแนวคิด Agile เน้นการทำงานร่วมกัน และรับฟังความคิดเห็นต่อเนื่อง
Lean - มุ่งเน้นการกำจัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพอย่างสูงสุด

เพื่อประโยชน์สูงสุดในการทำงาน การเลือกใช้ Framework ไม่เพียงแต่ต้องเหมาะสม แต่ต้องปรับใช้ ให้เข้ากับความต้องการของทีม ไม่ว่าจะเป็นองค์กรมหาชน หรือหน่วยงานเล็ก ๆ ก็สามารถนำ Project Management ไปใช้ตามความต้องการได้

Case Study - การบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพ

หลายองค์กรระดับโลก ล้วนมีเรื่องราวความสำเร็จของตน จากการปรับใช้ Project Management อย่างเหมาะสม ร่วมกับความเชี่ยวชาญของบุคลากร ส่งผลให้เกิดประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด องค์การบริหารการบินและอวกาศแห่งชาติ หรือ NASA เป็นอีกหนึ่งในองค์กร ที่ประสบความสำเร็จเป็นอย่างมาก

NASA ปรับใช้ Project Management อย่างไรบ้าง?

เบื้องหลังความสำเร็จในหลายภารกิจของ NASA เกิดจากความทุ่มเท และความเชี่ยวชาญของบุคลากร เป็น ตั้งแต่วิศวกร นักวิทยาศาสตร์ หรือนักบินอวกาศ ผู้ซึ่งล้วนเป็นระดับโลกในสายของตน และยังมีบุคลากรทั่วไปที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จ แม้ว่าตำแหน่งสำคัญอย่าง Project Manager จะไม่ได้รับความสนใจเท่าไหร่นัก แต่หากขาดพวกเขาไป ความสำเร็จนี้อาจไม่เกิดขึ้น

เพราะภารกิจสำรวจอวกาศ มีความเสี่ยงที่จะเกิดความผิดพลาดอยู่เสมอ ตำแหน่ง Project Manager จึงมีความสำคัญอย่างมาก กับหน้าที่ในการตรวจสอบทุกขั้นตอนของภารกิจ เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ตามระยะเวลา และงบประมาณที่กำหนด แต่ยังต้องมีประสิทธิภาพสูงสุด

เมื่อมีภารกิจเกิดขึ้น กลุ่ม Project Manager จะรวมตัวกัน เพื่อสร้าง Framework หรือกรอบแนวคิดที่ ที่ต้องเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ มีการคำนึงถึงอย่างรอบด้าน และในทุกขั้นตอนจะต้องผ่านการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมอย่างรอบคอบด้วย

บทบาทของ Project Manager ใน NASA

ในปี 2021 NASA ประสบความสำเร็จในการส่งยานสำรวจภาคพื้นดิน Perseverance ลงจอดบนพื้นผิวดาวอังคาร โดยในเบื้องหลังความสำเร็จนี้ มีส่วนจากการทำ Project Management ที่ยอดเยี่ยม การตัดสินใจ มีการใช้ข้อมูลจากบันทึกจากภารกิจครั้งก่อนหน้า เพื่อให้การบริหารทรัพยากร การจัดการค่าใช้จ่าย และการบริหารเวลามีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในภารกิจนี้ นอกจากยานสำรวจภาคพื้นดิน ยังมียานสำรวจภาคอากาศ Mars Ingenuity Helicopter ซึ่งแยกการพัฒนาออกจากกัน การแบ่งแยกการทำงานของทั้งสองหน่วยงานอย่างชัดเจน ส่งผลให้ทั้งสองหน่วย สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพการสูงสุด

เพื่อการสื่อสาร และการประสานงาน Project Manager มีบทบาทสำคัญในการสื่อสารระหว่างหน่วยงาน โดยเน้นย้ำความชัดเจน ลดโอกาสการเกิดปัญหา-ความเสี่ยง ที่อาจนำไปสู่ความผิดพลาด นอกจากนี้ Project Manager ยังต้องรู้ถึงสถานะการทำงาน ขั้นตอน ปัญหาและอุปสรรคในการทำงานอยู่เสมอ เพื่อให้มั่นใจว่ายานสำรวจทั้งสองลำ จะสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างดี

ภารกิจการสำรวจดาวอังคาร ของยานสำรวจ Perseverance และภารกิจบินสำรวจของ Ingenuity ถือเป็นเหตุการณ์ประวัติศาสตร์ในวงการวิศวกรรมอวกาศ ซึ่งความสำเร็จนี้ อาจเกิดขึ้นไม่ได้เลย หาก บุคลากรขาดความรู้และเชี่ยวชาญในสายงานของตน รวมถึงกลุ่ม Project Manager ก็เป็นอีกหนึ่งส่วนสำคัญ ที่ทำให้ NASA บรรลุวัตถุประสงค์ได้ตามต้องการ

เพราะทุกองค์กรล้วนมีเป้าหมายของตนเอง การทำ Project Management จึงต้องเกิดจากภายใน สิ่งที่ได้ผลกับ NASA หรือองค์กรอื่น อาจไม่ได้ผลลัพธ์ตามต้องการ การสร้างกรอบความคิดขององค์กร คือทางเลือกที่ดีที่สุด เพื่อให้องค์กรของคุณพร้อมรับทุกโอกาส!

เพิ่มพลังให้กับองค์กร! ด้วยการอบรมการจัดการโครงการที่ครอบคลุม ให้บุคลากรเกิดความเข้าใจ และสามารถปรับแต่งกลยุทธ์ที่สอดคล้องกับเป้าหมาย ไม่ว่าจะเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน หรือเพื่อการลดต้นทุนการดำเนินงาน การทำ Project Management คือคำตอบ!

เรียนกับผู้รู้จริง! Network Training Center ร่วมมือกับองค์กรเพื่อการอบรมพนักงานระดับโลก พร้อมนำเสนอคอร์สอบรม ที่จะทำให้คุณรู้ลึก-รู้จริง ตลอดจนสามารถพัฒนาตนเองต่อไปได้ หลักสูตรของ NTC ถ่ายทอดโดยอาจารย์มากประสบการณ์ การอบรมมาตรฐานเดียว เป็นที่ยอมรับในไทยและทั่วโลก เพื่อให้องค์กรของคุณจะเติบโตได้อย่างไม่มีที่สิ้นสุด!

ให้ NTC พาคุณพุ่งทะยานไปสู่ความสำเร็จ!